En algún momento necesitarás reservar el tiempo de alguien más para conversar sobre un tema en específico, sincronizarse en algo, coordinar actividades, y un largo etcétera.
Sin embargo, a pesar de que todos trabajamos en horarios similares, puede ser que una persona ya tenga reservado un tiempo en su calendario, por lo que es importante revisar unos aspectos antes de enviar invites para evitar sorpresas.
Como decíamos antes, puede ser que la persona ya tenga reservado un espacio en su calendario para otra sesión, así que lo indicado siempre es verificar con anterioridad.
Para ello, dirígete a calendar.google.com y en la barra lateral izquierda, busca la sección de Meet with... o (Reunirse con...):
Busca a la persona con la que quieres reunirte; puedes utilizar su nombre, apellido, o correo electrónico.
Si hay más de 1 persona en la lista resultados, guíate por su foto de perfil o correo electrónico. Siempre puedes confirmar con la persona cuál es el correo electrónico correcto en caso de que tengas dudas.
Al seleccionar a una persona, notarás que en la vista de calendario a la derecha aparecerán eventos, algunas veces con nombres y otras veces con la palabra busy.
<aside> ℹ️ En cualquier caso, asegúrate de seleccionar un tiempo en el que no aparezca ningún bloque de color, sino espacios en blanco y dentro de horario laboral.
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Una vez hayas seleccionado la fecha y hora, procura indicar un nombre de reunión teniendo en cuenta también los Niveles de importancia de reuniones y una pequeña descripción del propósito de la reunión.
Como puedes ver en este ejemplo, hemos hecho uso de el nivel de reunión en el título junto con un nombre bastante intuitivo, y en caso de que no sea suficiente, también cuenta con una descripción más abajo para dar más contexto o explicaciones adiciones.
En estas descripciones también puedes incluir instrucciones, pre-condiciones o requerimientos (como documentos, reportes, etc.).
Asegúrate de incluir a todas las personas que necesiten estar en esa reunión haciendo clic en Add guests (o Añadir invitados), lo cual mostrará su disponibilidad tal y como lo vimos antes, por lo que es importante que tengas en cuenta su disponibilidad también.
Si la reunión no debe ser en meet sino en un lugar físico o en otra plataforma, puedes indicarlo en la sección de Add location (o Añadir ubicación) donde puedes poner una dirección o una URL.
<aside> ℹ️ Si la reunión no es en Google Meet, asegúrate de eliminar el enlace a Google Meet haciendo clic en la ❌ al lado derecho del botón de Google Meet antes de enviar el invite. Esto evitará que tus invitados entren a Google Meet por accidente.
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